Перенос данных о начисленной заработной плате в 1С на платформе 3.0 осуществляется в режиме синхронизации данных между базами. Это значительно более удобный механизм по сравнению с существовавшей ранее выгрузкой из 1С Бухгалтерия в 1С ЗУП и обратно.
Как изменился обмен данными между базами 1С 8.3 из ЗУП 3.0 в Бухгалтерию 3.0 по сравнению с прежними версиями 1С?
В версиях ниже 1С 8.3 из базы по учету зарплаты и кадров перенос в 1С Бухгалтерия осуществлялся через отдельный файл. Этот файл принудительно формировался в зарплатной базе, выгружался в отдельную папку и потом загружался в основную базу для ведения бухгалтерского учета.
Переход на платформу 3.0 порадовал бухгалтеров принципиально новым механизмом переноса данных из 1С 8.3 Бухгалтерия в 1С 8 ЗУП и обратно. Данный механизм позволяет произвести обмен информацией между двумя базами практически одним кликом мышки. Называется эта функция – синхронизация 1С ЗУП 3.0 и 1С Бухгалтерия предприятия 3.0.
Как перенести данные из 1С 8.3 Бухгалтерия в 1С 8.3 ЗУП?
В прежних версиях для правильного отражения проводок по начислению заработной платы следовало делать выгрузку из базы, где ведется бухгалтерский учет деятельности предприятия, в базу по расчету заработной платы. Эта выгрузка содержала данные с планом счетов, шаблонами проводок, субконто к выгружаемым счетам и т. д.
Сейчас вопрос о том, как выгрузить данные из 1С Предприятие 8.3 в 1С Зарплата 8.3, не стоит – данный обмен осуществляется тоже в рамках синхронизации.
Нужна ли теперь выгрузка данных из 1С ЗУП 3.0 в 1С Бухгалтерию 3.0?
Мы уже написали о том, что как таковая выгрузка данных сейчас не осуществляется. Ее заменила синхронизация выгрузки из 1С 8.3 ЗУП в Бухгалтерию 3.0. О ней и пойдет речь далее.
Для запуска синхронизации данных найдите в меню раздел «Администрирование», где вы обнаружите необходимую строку.
Если ранее синхронизация данных не использовалась, то необходимо ее настроить, руководствуясь описанным в следующем разделе алгоритмом. В случае если настройки уже произведены, следующий раздел вы можете пропустить.
Первоначальная настройка синхронизации баз 1С 8.3 Бухгалтерия и ЗУП 3.0
В окне синхронизации, прежде всего, проверьте, стоит ли галочка в соответствующей клетке.
Нажмите на настройки.
В новом окне сначала найдите в самом низу кнопку «Настроить синхронизацию данных» и выберите ту программу, с которой вы планируете обмен информацией. В нашем случае это «Зарплата и управление персоналом, редакция 3.0».
В новом окне установите дату начала синхронизации. Определитесь с тем, как вы хотите отражать начисления в учете – сводно одной проводкой или с разбивкой по сотрудникам. Отметьте, делать выгрузку по всем организациям или избирательно – актуально для тех специалистов, которые ведут учет нескольких предприятий в одной базе.
После этого можно нажать «Записать и закрыть». Теперь приступайте к синхронизации.
Пошаговая инструкция выгрузки зп из ЗУП 8.3.1 в 1С 8.3
Для запуска процесса нажмите «Синхронизировать» в окне настроек, о котором мы рассказали в предыдущем разделе.
Появится окно, в котором отражается процесс синхронизации.
По окончании процесса появится окно об успешном завершении синхронизации.
Как сделать выгрузку из 1С 8.3 ЗУП в 1С 8.3 Бухгалтерия - можно ли делать синхронизацию в зарплатной базе?
Программа одинаково осуществит обмен данными при запуске синхронизации как в зарплатной базе, так и при запуске в 1С Бухгалтерия. Поэтому то, где синхронизацию запускать, разницы нет. А также нет необходимости дублировать действия в одной и другой программе.
Возможен ли обмен данными между базами 1С 8.3 из ЗУП 3.1 в Бухгалтерию 3.0 в автоматическом режиме?
Разработчики 1С предусмотрели возможность автоматической синхронизации. Регулярность этих действий можно настроить. О том, как это сделать, расскажем в следующем разделе.
Как настроить синхронизацию 1С 8.3 БП 3.0 и ЗУП 3.0 по расписанию?
Чтобы настроить расписание, снова зайдите в настройки синхронизации.
Перейдите во вкладку расписание и нажмите «Настроить».
В открывшемся окне отметьте поле «Автоматически по расписанию». И рядом нажмите на гиперссылку, которая сразу предлагает расписание по умолчанию.
Программа позволяет настроить наиболее удобное расписание – перейдите во вкладку, которая вам больше всего подходит. Можно настроить ежедневную синхронизацию в определенное время. Можно установить автоматический запуск в определенные дни недели и т. д.
Какие ошибки бывают при синхронизации данных в 1С 8.3?
В редких случаях бухгалтеру необходимо поправить документ в бухгалтерской базе, а в зарплатной оставить документы без изменений. Или наоборот. В этом случае при очередной синхронизации программа сама может отменить внесенные изменения. Как этого избежать, расскажем в следующем разделе.
Как ограничить перенос данных из 1С 8.3 ЗУП в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0?
Чтобы ограничить возможные ошибки из-за случайного изменения данных по прошлым периодам, стоит ограничить период синхронизации. Для этого установите дату запрета изменений, отметив соответствующее поле в окне синхронизации данных.
Как только вы установите галочку в поле напротив даты запрета загрузки, рядом появится ссылка для настроек.
Если вы используете синхронизацию для обмена с несколькими базами, то в самой последней вкладке вы можете установить разные даты для разных баз.
Как выгрузить данные из 1С ЗУП 8.3 в 1С Бухгалтерия 8.2 и возможно ли это?
Необходимость обмена данными между такими базами случается не очень часто. Разработчики подразумевают, что переход с 1С 8.2 на 1С 8.3 осуществляется одновременно для всех используемых предприятием баз. По этой причине встроенного механизма обмена данными по начисленной зарплате между 1С ЗУП 8.3 и 1С Бухгалтерия 8.2 нет. Но при необходимости можно прописать внешнюю обработку для такой операции. Зачастую с этим справляются и штатные программисты.
Как перенести данные из 1С 8.2 ЗУП в 1С 8.3 Бухгалтерия и возможно ли это?
С обратной ситуацией, т. е. с обменом данными между 1С 8.2 ЗУП и 1С Бухгалтерия 8.3, ситуация аналогичная описанной выше. В случае необходимости таких выгрузок потребуется внешний файл обработки.
Сегодня подарок на выбор при подписке на «Упрощенку»: мясорубка, гриль, блендер
Сегодня журнал «Упрощенка» дарит подарки на выбор при подписке:
- Электромясорубка ( )
- Электрогриль (
Настройка совместного использования данных осуществляется один раз, после чего перенос данных в из программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (1С: ЗУП 8 ) осуществляется автоматически. Следует отметить, что возможности учета в типовых решениях на базе 1С: Предприятие 8 реализованы во многих вариантах, которые очень важно отобразить при настройке .
Связь программ 1С: ЗУП 8 и 1С: Бухгалтерии 8 осуществляется на уровне проводок. Для того, чтобы ее настроить в программе 1С: ЗУП 8 имеется специальная обработка «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу», которая может функционировать в двух режимах:
- для переноса кассовых операций;
- для переноса проводок.
Перенос проводок в 1С: ЗУП 8 с помощью обработки
При переносе проводок из 1С: ЗУП 8 в 1С: Бухгалтерию 8 с использованием обработки «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу» осуществляется перенос документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете», который создан в 1С: ЗУП 8.
Запустить обработку можно из меню «Сервис», выбрав пункт «Обмен данными». Однако перед тем, как это сделать, необходимо определить период, за который вы хотите выгрузить проводки, выбрать путь и указать имя файла, куда будет выполнена выгрузка данных.
Перенос проводок осуществляется в программу 1С: Бухгалтерия 8 один раз в месяц после расчета заработной платы, начисления взносов, налогов и формирования всех проводок.
После того, как проводки из 1С: ЗУП 8 выгружены, в меню программы 1С: Бухгалтерия 8 «Сервис», разделе «Обмен данными с Зарплата и управление персоналом 8», выбрав пункт «Загрузка данных из конфигурации Зарплата и управление персоналом 8», необходимо указать файл созданной выгрузки и нажать кнопку «Выполнить».
Перед выгрузкой проводок из программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8 нужно для дальнейшей корректной работы их сформировать, используя определенные настройки, учитывающие формат учета 1С: Бухгалтерии 8 .
Сперва в программе 1С: Бухгалтерия 8 нужно указать в настройке параметров учета (закладка «Расчеты с персоналом»), что кадровый учет и учет расчетов заработной платы осуществляются во внешней программе. Соответственно нужно определить аналитику счета 70 либо сводно по всем сотрудникам, либо по каждому сотруднику отдельно в зависимости от требований к автоматизированной системе.
Если учетная деятельность в программе 1С: Бухгалтерия 8 ведется дольше, чем работа в программе 1С: ЗУП 8 , то целесообразно выполнить выгрузку в нее «Сведения для выгрузки в новую информационную базу». Для этого необходимо в меню программы 1С: Бухгалтерия 8 «Сервис», в разделе «Обмен данными с Зарплата и управление персоналом 8» выбрать пункт «Выгрузка данных в конфигурацию Зарплата и управление персоналом».
Необходимо также обратить внимание на следующий момент: чтобы в дальнейшем в выгружать данные в 1С: Бухгалтерию 8 проводки и кассовые операции, нужно выполнить синхронизацию данных. То есть в обеих программах должны совпадать подразделения организаций. Если учет расчетов заработной платы ведется по каждому сотруднику в отдельности, то должны совпадать записи в справочниках «Физ. лица» и «Сотрудники организации».
В приложении "1С:Бухгалтерия 8" поддерживается режим, при котором для расчета заработной платы и кадрового учета используется локальная программа, например, "1С:Зарплаты и управления персоналом". При этом, обмен данными осуществляется через файл, подобно тому, как организован обмен с системой "клиент - банк".
Включение режима учета зарплаты во внешней программе
Для того, чтобы начать использовать этот режим работы, следует выполнить следующие действия:
После установки описанных настроек, в разделе Сотрудники и зарплата , станут доступными команды вызова обработок выгрузки и загрузки данных, а также документы, в которые будут загружаться данные.
Выгрузка данных в локальную программу "1С:Зарплата и управление персоналом"
Для того, чтобы выгрузить данные в программу учета зарплаты, выполните следующие действия:
В результате, файл обмена будет сохранен на локальный компьютер, и его можно будет загрузить в программу "1С:Зарплата и управление персоналом".
В дальнейшем, при совместной работе двух программ, может появиться необходимость обновить данные об объектах аналитического учета, которые содержатся в информационной базе учета зарплаты. В этом случае при обмене рекомендуется устанавливать флажки для разделов пункта Объекты учета .
Разделы План счетов и Виды субконто рекомендуется включать в перенос при первоначальном обмене и в случае, если в план счетов приложения "1С:Бухгалтерия 8" вносились изменения.
Загрузка данных о заработной плате в приложение "1С:Бухгалтерия 8"
Для загрузки данных о заработной плате выполните следующие действия:
После того, как файл будет загружен в сервис, в приложении "1С:Бухгалтерия 8" появятся данные о заработной плате (см. следующий раздел).
Дополнительные сведения
Данные о заработной плате загружаются в следующие документы приложения "1С:Бухгалтерия 8":
- Отражение зарплаты в учете (для обмена в формате ЗУП, ред. 2.5) - в документ загружаются сведения о начисленной зарплате и удержанных налогах (взносах) с ФОТ. При проведении документа формируются проводки по учету зарплаты в бухгалтерском учете, а также производится отражение зарплаты и налогов (взносов) с ФОТ в налоговом учете;
- Ведомость на выплату зарплаты (для обмена в формате ЗУП, ред. 2.5) - в документ загружаются сведения о выплатах зарплаты. Для отражения факта выплаты зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете в программе следует ввести документ Расходный кассовый ордер с видом операции Выплата заработной платы по ведомостям или Выплата заработной платы работнику , указать документ Ведомость… и сумму выплаты. Если выплата осуществляется перечислением в банк, то следует ввести документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление заработной платы , указав Ведомость… и сумму выплаты.
Важно! Если в настройках параметров учета на закладке Сотрудники и зарплата выбрана опция Сводно по всем работникам , то в документах на выплату зарплаты (Расходный кассовый ордер и Списание с расчетного счета ) указывать Ведомость… не требуется. В этом случае, при выгрузке данных из локальной программы "1С:Зарплата и управление персоналом" также следует указывать, что выгрузка осуществляется сводно по сотрудникам.
При выборе ведомости в документах Расходный кассовый ордер и Списание с расчетного счета сумма к выплате определяется автоматически и не может превышать сумму указанную в ведомости (или по группе ведомостей, если их указано несколько). Сумма к выплате определяется по значению реквизита Выплаченность документа Ведомость… - т.е. выплаченными считаются только те суммы, для которых указано значение Выплачено .
В документе Расходный кассовый ордер следует выбирать Ведомость… Через кассу .
В документе Списание с расчетного счета следует выбирать Ведомость… , у которой в шапке указан способ выплаты Через банк .
Выгрузка данных из локальной программы "1С:Зарплата и управление персоналом"
Для осуществления обмена с приложением "1С:Бухгалтерия 8" в настройках программы, предварительно, следует указать с каким приложением бухгалтерского учета предполагается производить обмен. Для этого, в форме Настройка программы (меню Сервис / Настройка программы ), на закладке Программа бухучета следует указать используемое приложение для ведения бухгалтерского учета (в нашем случае, это Бухгалтерия 8 ред. 3.0 ), а также выбрать режим выгрузки проводок - с детализацией по сотрудникам или сводно.
Если в настройках выбрать режим выгрузки Сводно , то в списке объектов пункт Зарплата к выплате будет отсутствовать. В этом случае в приложении "1С:Бухгалтерия 8" для отражения в учете факта выплаты зарплаты данных об оплате ведомостей не требуется.
Для выгрузки данных предназначена обработка Выгрузка данных в бухгалтерскую программу (команда меню Сервис / Обмен данными / Выгрузка данных в бухгалтерскую программу ). В обработке следует указать организацию, по которой осуществляется выгрузка, период выгружаемых данных и файл для выгрузки данных.
Желаем успехов и приятной работы!
Сказать честно я уже давно обдумываю, как бы начать рассматривать новую версию 1С ЗУП 3.0, и очень благодарен за этот вопрос. Итоговый релиз, готовый для ведения учета, программы 1С Зарплата и Управление Персоналом редакция 3.0 вышел в сентябре 2013 года. Эта редакция призвана сменить программу редакции 2.5, которая по-прежнему поддерживается фирмой 1С. Однако разработчики предупреждают о том, что в 2015-2016 годах поддержка редакции 2.5 может быть прекращено . В этой связи я понемногу начну рассматривать новую редакцию и начну с темы предложенной читателем блога ().
В этой статье будут затронуты две темы:
- Настройка и осуществление обмена данными между ЗУП и БУХ редакции 3.0;
- Новый формат документа в 1С ЗУП 3.0.
Читайте также:
- Серия статей
В чем суть изменений в обмене между зарплатой и бухгалтерией в редакции 3.0
✅
✅
✅
В редакции 2.5 обмен данными, как правило, заключался в выгрузке документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» , в котором ежемесячно формировались проводки по результатам начисленной зарплаты, рассчитанного НДФЛ и взносов. И этот документ выгружался в 1С Бухгалтерию 2.0. Также имелась возможность выгружать и платежные документы. Выгрузка производилась через файл формата XML. Подробнее об обмене документами между программами 1С ЗУП 2.5 и 1С БУХ 2.0 можно почитать в статье .
Суть обмена между этими программами редакции 3.0 изменился. Теперь нет необходимости каждый раз предпринимать действия по выгрузке и загрузке документов, когда это требуется. Достаточно один раз настроить синхронизацию данных между этими программами и установить расписание обмена (например, раз в день или раз в неделю) или запускать синхронизацию, когда это потребуется. Основным же документом для обмена по-прежнему остался «Отражение зарплаты в регламентированном учете» , но сам документ претерпел существенные изменения.
Как изменился документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете» в 1С ЗУП 3.0
Поскольку основным документом для обмена между бухгалтерией и зарплатой является документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете» , то было бы неправильно не упомянуть о тех изменениях, которые он претерпел в 1С ЗУП 3.0 по сравнению с редакцией 2.5. А изменения эти довольно существенны и в некотором роде даже спорные, но так решили разработчики 1С и с этим мы ничего поделать не можем.
Раньше в редакции 2.5 этот документ формировал проводки по итогам рассчитанной в указанном месяце зарплаты, а также по итогам рассчитанного НДФЛ и страховых взносов. По правде сказать никаких проводок на самом деле не было, т.е. документ не формировал движений в специализированных регистрах бухгалтерии как это делается в 1С Бухгалтерии, но создавалось полное подобие этого процесса. И что самое главное пользователь программы мог непосредственно влиять на то, как формируются эти проводки и настраивать этот процесс. Подробнее о том как это делается в 1С Зарплата и Управление Предприятием редакции 2.5 можно почитать в статье . Затем документ выгружался в 1С Бухгалтерию и создавались те самые проводки, которые мы видели в «зарплате».
Как мне кажется в такой схеме создавалась интересная ситуация. Расчетчик зарплаты, который по смыслу своей работы не должен был бы влезать в формирование проводок именно этим и занимался, поскольку только в зуп’е можно было настроить автоматическое формирование зарплатных проводок. А бухгалтеру, работающему в 1С Бухгалтерии оставалось лишь дождаться готового документа, проверить его и указать зарплатчику на его ошибки, хотя по сути это работа бухгалтера. Это лишь мои догадки и предположения, почему разработчики 1С решили отказаться от такой схемы работы программ и возможно причины совсем другие.
По мне так это очень удобно. Увидеть расчет страховых взносов можно на закладке «Взносы» документа «Начисление зарплаты».
Далее необходимо по итогам начислений сформировать проводки. В 1С ЗУП 3.0 для этого также как и в 2.5 используется документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете». Найти его можно на закладке «Зарплата» главного меню программы. Создадим новый документ, установим Январь 2014 года и сформируем проводки. Стоит сразу отметить, что привычных проводок как в редакции 2.5 мы не увидим. Это первое важное отличие.
Обратите внимание на то, что поля «Способ отражения» оказались не заполнены. Это справедливо, поскольку я не делал никаких настроек.
Во-первых, можно установить способ отражения для всей организации целиком. Для этого откроем сведения об организации (это можно сделать через пункт главного меню «Предприятие») и на закладке «Учетная политика и другие настройки» выбрать пункт «Бухучет и выплата зарплаты». В открывшемся окне заполнить поле «Способ отражения». Это поле заполняется из справочника способов отражения.
И теперь стоит обратить внимание на сам элемент справочника «Способы отражения зарплаты». Он имеет лишь одно поле «наименование». И это второе важное отличие новой редакции программы.
В чем смысл этого справочника, если его элементы могут иметь лишь наименование пока понять довольно трудно, но скоро всё станет ясно.
Итак, я установил способ отражения зарплаты и налогов для всей организации в целом. Также можно установить отдельно для подразделения, вида расчета и так далее, как это было в редакции 2.5 (подробнее читайте ). Теперь вернемся в документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете» и перезаполним его.
Поле «способ отражения» табличной части заполнится.
Настройка синхронизации / обмена между ЗУП 3.0 и БУХ 3.0
✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
Теперь нам необходимо настроить синхронизацию / обмен между ЗУП и БУХ, чтобы созданный нами документ появился в бухгалтерии.
Настройка 1С ЗУП 3.0
В 1С ЗУП 3.0 для настройки необходимо зайти в раздел главного меню «Администрирование» и найти пункт «Настройки синхронизации данных». В нем необходимо установить галочку «Синхронизация данных» и заполнить поле «Префикс этой информационной базы» (я написал «ЗУ» для зарплаты).
В первом окне необходимо выбрать «Шаг 1. Настроить новую синхронизацию данных». Кстати в этом окне написано какие именно документы будут синхронизированы:
- Ведомости на выплату зарплаты;
- Задепонированная зарплата;
- Получение и выплата займов сотрудниками;
- Отражение зарплаты в регламентированном учете.
Жмем Далее. В следующем окне необходимо выбрать вариант подключения к другой программе (1С Бухгалтерия). Так как обе базы находятся на одном компьютере, то выбираем «Прямое подключение к программе на этом компьютере или в локальной сети» и чуть ниже выберем переключатель «На данном компьютере или на компьютере в локальной сети» . Также следует указать каталог информационной базы, с которой осуществляется синхронизация (1С Бухгалтерия). Если Вы точно не знаете, где физически расположены файлы информационной базы, то запустите ярлык 1С и в списке Ваших баз наведите на строчку с нужной базой и внизу окна будет отражен путь к базе.
Именно этот путь необходимо указать в поле «Каталог информационной базы» .
Если для входа в базу, с которой настраивается синхронизация требуется вводить имя пользователя и/или пароль, то указываем данные в соответствующих полях. Окончательно этот шаг будет выглядеть так:
Обратите внимание, что в этом окне имеется кнопка «Проверить подключение» , чтобы убедиться в правильности настроек.
Жмем «Далее». Программа начнет соединение с другой базой и настройку синхронизации. В результате откроется окно, в котором изменить еще ряд правил выгрузки, нажав на кнопку «Изменить правила выгрузки данных». В этих настройках можно указать по какой организации будет работать именно эта синхронизация.
Настройка в 1С БУХ 3.0
✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
Для исправления этой ошибки необходимо запустить базу 1С Бухгалтерия предприятия редакции 3.0.1С ЗУП закрывать не надо!! Наша задача включить сервис синхронизации данных. Для этого Для этого откроем раздел программы «Администрирование» и в группе ссылок «Настройки программы» нажмем на «Настройки синхронизации данных». В результате откроется окно, в котором необходимо поставить галочку напротив строчки «Синхронизация данных». Если не смогли найти эту настройку тогда до последнего релиза или читайте ниже.
В предыдущих версиях Бухгалтерии 3.0 эта настройка была в немного другом виде и находилась в ином месте. Откройте раздел программы «Администрирование» и в группе ссылок «Настройки» щелкните на пункт «Настройки программы».
В открывшемся окне необходимо перейти на закладку «Синхронизация данных» и установить галочку «Использовать синхронизацию данных» , а также указать префикс информационной базы из двух символов. Для 1С Бухгалтерия я установил префикс «БУ».
Теперь необходимо
В предлагаемой вашему вниманию статье расскажем, как настроить перенос данных из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в «1С:Бухгалтерию 8» при первом совместном использовании этих программных продуктов. Настройка выполняется однократно, в последующем перенос осуществляется в автоматическом режиме. Возможности учета в «1С:Предприятии 8» многовариантны, поэтому все выбранные варианты необходимо отразить в настройке переноса данных.
Связь между программами «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8» осуществляется на уровне проводок.
Для этого в программе предусмотрена специальная обработка , которая может работать в двух режимах: переноса проводок и переноса кассовых операций.
Режим переноса проводок
В режиме переноса проводок в «1С:Бухгалтерию 8» переносится документ , сформированный в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Обработка Выгрузка данных в бухгалтерскую программу (в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8») запускается из меню Сервис - Обмен данными .
Прежде чем запустить обработку, необходимо указать период - месяц, за который выгружаются проводки, выбрать путь и имя файла выгрузки, установить флажок Отражение зарплаты в регл учете (о выгрузке кассовых документов поговорим далее).
Выгрузка проводок осуществляется один раз в месяц после расчета зарплаты, начисления взносов и налогов и формирования проводок. Вернее сказать, выгружать и загружать можно сколько угодно раз, но каждая последующая загрузка замещает предыдущую.
Далее в меню программы «1С:Бухгалтерии 8» Сервис - Обмен данными с Зарплата и управление Персоналом 8 - Загрузка данных из конфигурации «Зарплата и управление Персоналом 8» следует указать файл, в который была выполнена выгрузка и нажать кнопку Выполнить .
Но для того, чтобы подготовить проводки к выгрузке из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8», необходимо их сформировать, а это требует определенных настроек. Настройку формирования проводок в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» нужно начинать с настройки используемых измерений учета в «1С:Бухгалтерии 8».
Для начала следует указать в «1С:Бухгалтерии 8» в Настройке параметров учета на закладке Расчеты с персоналом , что учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся Во внешней программе . Необходимо определить аналитику счета 70: По каждому работнику или Сводно по всем работникам .
В случае, когда учет в «1С:Бухгалтерии 8» начат раньше, чем использование «1С:Зарплаты и управления персоналом 8», имеет смысл выгрузить в нее Сведения для выгрузки в новую информационную базу . В меню «1С:Бухгалтерии 8» выбрать Сервис -> Обмен данными с Зарплата и управление персоналом 8 -> Выгрузка данных в конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» ред 2.5 (рис. 1).
Рис. 1
Необходимо указать файл для выгрузки данных.
Обратите внимание - чтобы в дальнейшем получить возможность выгружать в «1С:Бухгалтерию 8» проводки и платежки, нужно позаботиться о синхронизации данных.
Сведения об организации, подразделения организаций должны абсолютно совпадать в обеих программах, а если аналитический учет расчетов с персоналом ведется по каждому работнику, то совпадать должны и элементы справочников Физические лица и Сотрудники организации .
Итак - начальные данные из «1С:Бухгалтерии 8» выгружены. Теперь их следует загрузить в «1С:Зарплату и управление персоналом 8».
В меню «1С:Зарплаты и управлении персоналом 8» Сервис -> обмен данными -> универсальный обмен на закладке необходимо выбрать файл, указанный при выгрузке и нажать на кнопку в верхней части окна Загрузить данные .
Далее требуется выполнить в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» начальные настройки в меню Сервис -> Настройка программы на закладке Программа бухучета . Необходимо указать используемую программу бухучета и режим выгрузки. В случае, когда в процессе эксплуатации системы произошла замена редакции «1С:Бухгалтерии 8» (например, с 2.0 на 3.0), следует поменять, соответственно, эту настройку и переформировать проводки до выгрузки их.
Флажок Разрешить выгрузку данных по НДФЛ и страховым взносам следует устанавливать, если планируется формирование регламентированной отчетности (персонифицированной ПФР и НДФЛ) в «1С:Бухгалтерии 8».
При этом в форме обработки Выгрузка данных в бухгалтерскую программу становятся доступны флажки Данные учета по НДФЛ и страховым взносам (ЕСН) и Данные учета пособий по социальному страхованию (рис. 2).
Рис. 2
При установленном флажке Данные учета по НДФЛ и страховым взносам (ЕСН) кроме проводок будет дополнительно выгружаться следующая информация:
- документы Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН с соответствующими данными учета, дата которых попадает в указанный период;
- данные из независимых регистров сведений: Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ), Применение вычетов (НДФЛ) и Стандартные вычеты физических лиц по НДФЛ, Стандартные вычеты физических лиц на детей ;
- данные из регистров накоплений: НДФЛ сведения о доходах, НДФЛ расчеты с бюджетом, НДФЛ имущественные вычеты, Страховые взносы исчисленные, Учет доходов для исчисления страховых взносов, ЕСН Исчисленный, ЕСН Сведения о доходах , введенные за указанный период;
- данные из регистров накопления будут перенесены в документ Корректировка учета по НДФЛ , страховым взносам и ЕСН. Дополнительно по данным движений регистра НДФЛ имущественные вычеты с видом движения Приход будет создаваться документ Подтверждение права на имущественный вычет .
Установка флажка Данные учета пособий по социальному страхованию влечет перенос дополнительно документов Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН с соответствующими данными учета, дата которых попадает в указанный период и данных из регистров: Заработки получателей пособия по уходу за ребенком до полутора лет, Пособия по уходу за ребенком до полутора лет и Пособия социальному страхованию , введенных за указанный период.
Рекомендуем формировать регламентированную отчетность по зарплате в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» и не нагружать «1С:Бухгалтерию 8» излишними сведениями (т. е. не устанавливать флажок Разрешить выгрузку данных по НДФЛ и страховым взносам в настройке программы ).
Теперь следует настроить проводки. Способы отражения в учете могут быть указаны в целом для организации, для подразделения, для сотрудника и для вида расчета.
При этом данные используются в следующей последовательности способа отражения, указанного:
- в учете конкретного планового начисления конкретного сотрудника;
- в учете конкретного начисления;
- в документе Ввод распределения основного заработка сотрудников организации ;
- в учете заработка конкретного сотрудника;
- в учете заработка;
- в учете заработка организации;
- в способе Отражение начислений по умолчанию .
Способ отражения плановых начислений конкретных сотрудников регистрируется документом Ввод сведений о регламентированном учете плановых начислений .
Способ отражения зарплаты конкретных сотрудников регистрируется документом Учет основного заработка сотрудника организации в регламентированном учете .
Эти два документа следует использовать в «исключительных» случаях, т. е. когда нужно указать исключение из общего правила.
Так, общее правило для вида расчета указывается в реквизите Отражение в бухучете основных и дополнительных начислений (рис. 3).
Рис. 3
При выборе способа отражения затрат в настройке вида расчета есть возможность выбрать либо конкретную проводку из справочника Способы отражения зарплаты в регламентированном учете , либо варианты - по базовым начислениям или по состоянию на дату события.
Вариант по базовым начислениям означает, что начисление отражается в учете на тех же счетах, что и отраженные в учете ранее базовые начисления, пропорционально их значению.
Вариант по состоянию на дату события означает, что начисление отражается в учете так же, как был отражен в учете основной заработок на дату начала события.
Общее правило для сотрудника берется из способа отражения затрат, указанного на закладке Бухучет в форме элемента справочника Подразделения организаций , в котором числится сотрудник, или, если там не указан способ отражения затрат, то на закладке Бухучет зарплаты в форме элемента справочника Организации .
Документ Ввод распределения основного заработка сотрудников организаций (рис. 4) позволяет временно на один месяц зарегистрировать распределение основного заработка по разным счетам. Это удобно использовать для выделения доли заработка при ЕНВД.
Рис. 4
При заполнении способа отражения затрат во всех перечисленных выше формах используется справочник Способы отражения зарплаты в регламентированном учете (меню Расчет зарплаты по организациям -> Учет зарплаты -> Способы отражения зарплаты в учете ).
В справочнике есть предопределенные проводки (см. рис. 5):
Рис. 5
- Отражение начислений по умолчанию используется программой автоматически, когда при формировании бухгалтерских проводок для начислений не задан способ отражения;
- Распределять пропорционально базовым начислениям имеет смысл указывать только для конкретных начислений, рассчитываемых на основе результатов других начислений;
- Не отражать в бухучете имеет смысл указывать для начислений и удержаний, отражение в учете которых производится непосредственно в бухгалтерской программе. В учете не отражаются как сами начисления, для которых задан данный способ отражения, так и налоги и взносы, рассчитанные с этого начисления;
- Отражение доли больничного за счет работодателя не используется с 2011, с того момента, как в программе это начисление стало выделенным в отдельный вид начисления, где и можно указать проводку.
Можно заполнить этот справочник вначале при выполнении настроек, а можно добавлять по мере необходимости все используемые варианты учета затрат.
Заполнять реквизиты в проводках не всегда нужно все. Даже наоборот, чаще их нужно оставлять незаполненные.
Если не указать счет дебета или счет кредита - то счет будет подставляться автоматически, если у начисления, которому назначена такая проводка, есть расчетная база, и ее отражение в бухучете определено.
Если не указать значение субконто Подразделение на затратных счетах , то они подставятся автоматически по подразделению, в котором числится сотрудник.
Значение субконто Работники на счете 70 и вовсе не нужно указывать - оно автоматически подбирается по сотрудникам, начисления которых отражаются в учете, при установленном Режиме выгрузки проводок в бухгалтерскую программу - с детализацией по сотрудникам.
При отражении удержаний по исполнительным листам субконто Контрагенты подбираются из реквизита Получатель документа .
По умолчанию страховые взносы во внебюджетные фонды, пособия за счет работодателя, отражаются на счетах затрат по той же статье затрат, что и начисления, с которых произведен расчет.
Для отражения в бухучете страховых взносов, пособия за счет работодателя по статьям затрат, отличным от статьи затрат начисления, необходимо настроить соответствия статей затрат в справочнике Соответствие статей затрат отражения зарплаты в бухучете (меню Расчет зарплаты по организациям -> Учет зарплаты -> Соответствие статей затрат отражения зарплаты в регл учете , см. рис. 6).
Рис. 6
Соответствие описывается видом статьи затрат, статьей затрат начисления и статьей затрат, на которой необходимо отразить страховые взносы, долю пособия за счет работодателя. Задать соответствие можно для следующих видов статей затрат:
- Страховые взносы (используется для описания порядка отражения в учете страховых взносов на страховую и накопительную части пенсии, ФСС, ТФОМС и ФФОМС);
- ФСС НС (используется для задания соответствия статей затрат по отчислениям в ФСС, на страхование от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний);
- Пособия за счет работодателя (использовалось ранее, когда не было выделено отдельного вида расчета для оплаты пособия за счет работодателя).
Можно добавить и другие статьи затрат. Список видов статей затрат автоматически дополняется элементами справочника Оценочные обязательства и резервы .
Порядок настройки соответствия (списка правил) следующий: указывается вид статьи затрат, далее задается статья затрат начисления, подмену которой необходимо произвести и статья затрат, на которую необходимо заменить. Если не указать статью затрат начисления, то все страховые взносы, относящиеся к заданному виду статьи затрат будут отражаться по статье затрат, указанной в колонке Статья затрат .
В заключении напомним последовательность действий при формировании проводок:
Выполнить настройки в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерия 8»;
Убедится в точном совпадении объектов, используемых при выгрузке в обеих программах;
Выверить, что при формировании проводок учтены все начисленные суммы, используя отчет Анализ начисления сотрудникам организаций, и сравнив данные по отчету Свод начисленной зарплаты организаций с показателем по счету 70 из отчета Отражение зарплаты в регламентированном учете;
Сформировать файл выгрузки в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»;
Загрузить сформированный файл в «1С:Бухгалтерию 8».
Режим переноса кассовых операций
В режиме Переноса кассовых операций обработка Выгрузка данных в бухгалтерскую программу (см. рис. 2 выше) позволяет переносить кассовые и банковские документы.
Если проводки, как говорилось ранее, имеет смысл переносить только в конце месяца, то кассовые операции нужно переносить регулярно по мере их возникновения.
Для переноса кассовых операций следует установить флажок Кассовые документы и указать вариант выгрузки Все документы или Только депонирование .
Перечень выгружаемых документов для варианта Все документы зависит от настройки параметров учета Выплата зарплаты .
Если не выбран Упрощенный учет взаиморасчетов , то будут выгружаться следующие документы:
- Приходный кассовый ордер;
- Расходный кассовый ордер;
- Платежное поручение исходящее;
- Депонирование организаций;
Для варианта Только депонирование будут выгружаться следующие документы:
- Зарплата к выплате организации;
- Депонирование организаций;
- Списание депонентов в доходы организаций.
Упрощенный учет взаиморасчетов подразумевает, что не создаются платежные документы Расходный кассовый ордер, Платежное поручение , а значит, они не будут выгружены.
Если за указанный период выгрузки введены документы Расходный кассовый ордер с видом операции Выплата заработной платы сотруднику , то в этом случае нет возможности выгрузить сводные данные, и рекомендуется либо выгружать подробные данные, либо отменить проведение документов Расходный кассовый ордер с указанным видом операции.
При выгрузке кассовых документов необходимо следить за периодом выгрузки и утвердить регламент нумерации документов для удобства взаимодействия с «1С:Бухгалтерией 8». Так, например, можно договориться, что номер очередного кассового документа всегда присваивается в программе «1С:Бухгалтерия 8».
Далее возможны варианты в зависимости от возможности доступа расчетчика в информационную базу «1С:Бухгалтерии 8». Либо он устанавливает номер в «1С:Бухгалтерии 8» самостоятельно, либо это делает ответственный бухгалтер, который направляет электронные сообщения об очередном кассовом документе. Далее номер дублируется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».